eDelfoi hallinnointi: Käyttäjät

Tämä ohje käsittelee eDelfoin käyttäjähallintaa ja eri käyttäjärooleja. Niitä ovat organisaation, ympäristön ja tutkimusryhmän ylläpitäjät, managerit ja käyttäjät.

Käyttäjäroolit

Organisaation ylläpitäjä

Organisaation ylläpitäjiä on tavallisesti vain yksi tai kaksi henkilöä.  Organisaation ylläpitäjillä on täydet valtuudet hallinnoida kaikkia organisaationsa alaisuuteen perustettuja ympäristökonsepteja (kuten eDelfoi) ja tutkimusryhmiä sekä niiden käyttäjiä.

Täysillä valtuuksilla tarkoitetaan sitä, että organisaation ylläpitäjät näkevät aina kaikki organisaationsa ympäristöt ja niiden koko palvelusisällön. Heillä on myös oikeus määrittää kaikkien organisaatio-, ympäristö- ja ryhmätason roolien käyttäjät. Lisäksi organisaation ylläpitäjillä on automaattisesti pääsyoikeus kaikkiin organisaationsa ympäristöihin. Toisin sanoen mitkään ympäristöjen resursseihin määritetyt käyttöoikeudet eivät sido ylläpitäjän roolissa toimivia henkilöitä.

Ympäristön ylläpitäjä

Ympäristön ylläpitäjä hallinnoi omassa organisaatiossaan jotain tiettyä ympäristöä kuten eDelfoita. Nexus – alustaisia ympäristöjä voi olla muitakin kuten skenaarioiden ja hiljaiseen tiedon käyttöön rakennetut ympäristökonseptit.  Ympäristön ylläpitäjä vastaa organisaation ylläpitäjää, mutta vain yhden yksittäisen ympäristön osalta. Ympäristön ylläpitäjillä on oikeus määrittää kaikkien ympäristö- ja ryhmätason roolien käyttäjät.

Organisaation ja ympäristön ylläpitäjät määrittävät sen, kuka saa käyttää eDelfoita ja minkälaisin oikeuksin käyttö tapahtuu. He myös lisäävät järjestelmään uudet käyttäjät. Organisaation ylläpitäjä voi määritellä oikeuksia omalle tasolleen saakka. Hän voi siis antaa jollekin toiselle samat oikeudet kuin itsellään. Ympäristön ylläpitäjä ei voi jakaa pääkäyttäjän oikeuksia vaan ainoastaan ympäristön ylläpitäjän oikeuksia ja sitä alempia oikeuksia.

Ryhmän manageri

Ryhmän managerirooli tarkoittaa sitä, että henkilöllä on oikeus luoda ja muokata kaikkia tutkimusryhmän resursseja (kyselyt, materiaalit, julkaisut, ryhmäposti, tiedostot, keskustelut, kalenterit) uusien käyttäjien syöttöä lukuunottamatta. Ryhmän managerilla ei ole myäöskään oikeutta luoda uusia tutkimusryhmiä.

Huom! Pelkällä ryhmän managerilla näkymä on paljon autiompi. Siinä voi vain muokata käyttäjiä, muttei syöttää uusia. Siihen tarvitaan organisaation managerin oikeudet.

Ryhmän käyttäjä

Tutkimusryhmän käyttäjät ovat panelisteja eli henkilöitä, joilla on käyttöoikeus eDelfoin palveluihin kuten kyseyihin ja aineistoihin. He voivat myös osallistua keskusteluihin ja jakaa tiedostoja. Ryhmän käyttäjä ei kuitenkaan voi luoda uusia kyselyitä, dokumentteja tai tutkimusryhmiä, joihin kaikkiin ryhmän managerilla on oikeus.

Uusi käyttäjä

Uusi käyttäjä -toiminnolla tietokantaan lisätään uusi käyttäjä. Samassa yhteydessä käyttäjä voidaan heti liittää haluttuihin käyttäjärooleihin ja/tai -ryhmiin. Toiminto mahdollistaa myös tunnusten postittamisen käyttäjälle.

Käyttäjän perustiedot

Valitse toiminto ”Uusi käyttäjä”!

Uuden käyttäjän lisäämisen ensimmäinen vaihe on syöttää käyttäjän perustiedot. Seuraavaan vaiheeseen voi siirtyä vasta, kun kaikki vaiheen kentät on täytetty. Ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen tämä vaihe validoi eli tarkistaa seuraavat seikat:

Kaikkien käyttäjähallintatoimintojen kaikissa vaiheissa käyttöliittymän alareunassa on kolme navigointipainiketta. Edellinen-painikkeella siirryt vaihetta edeltäneeseen vaiheeseen (tai käyttäjähallinnan etusivulle) ja Seuraava-painikkeella seuraavaan vaiheeseen (tai toiminnon yhteenvetonäkymään). Valmis-painikkeella voit siirtyä suoraan toiminnon yhteenvetonäkymään. Valmis-painike on käytettävissä heti, kun toiminnon kaikki pakolliset tiedot on syötetty.

Tässä vaiheessa voidaan valita roolit, joihin uusi käyttäjä luonnin jälkeen lisätään.

Halutut roolit voidaan valita valittavissa olevien roolien listasta klikkaamalla niitä hiirellä. Ctrl tai Shift pohjassa voidaan valita kerralla useampia rooleja. Valitut roolit siirretään valittuihin rooleihin nuoli oikealle -painikkeella. Valintoja voi peruuttaa valitsemalla rooleja valittujen roolien listasta ja painamalla sen jälkeen nuoli vasemmalle -painiketta.

Huomaa, että jos uusi käyttäjä halutaan liittää johonkin ryhmätason rooliin, riittää kyseisen roolin valinta; järjestelmä huolehtii automaattisesti siitä, että käyttäjä lisätään samalla myös Ympäristön käyttäjät -rooliin.

Käyttäjän liittäminen käyttäjäryhmiin

Tässä vaiheessa voidaan valita ne organisaation käyttäjäryhmät, joihin luotava käyttäjä luonnin jälkeen lisätään.

Halutut käyttäjäryhmät voidaan valita valittavissa olevien ryhmien listasta klikkaamalla niitä hiirellä. Ctrl tai Shift pohjassa voidaan valita kerralla useampia ryhmiä. Valitut ryhmät siirretään valittuihin ryhmiin nuoli oikealle -painikkeella. Valintoja voi peruuttaa valitsemalla ryhmiä valittujen ryhmien listasta ja painamalla sen jälkeen nuoli vasemmalle -painiketta.

Tunnusten postittaminen

Tässä vaiheessa määritetään postitetaanko uuden käyttäjän tunnus ja salasana ensimmäisessä vaiheessa syötettyyn sähköpostiosoitteeseen. Jos tunnukset halutaan postittaa, valitaan Lähetä tunnukset sähköpostitse -valinta. Tämä valinta mahdollistaa lähetettävän sähköpostin otsikon ja varsinaisen viestin muokkaamisen.

Lähetettävä sähköposti on esitäytetty ilmoittamaan, että käyttäjälle on luotu tunnukset siihen ympäristöön, jossa käyttäjähallintaa suoritetaan. Viesti on lisäksi allekirjoitettu käyttäjähallintaa suorittavan käyttäjän nimellä. Jos tunnukset halutaan sähköpostittaa, viestipohja on vapaasti muokattavissa. On kuitenkin syytä huomata, että viestin sisällössä osuus {username} korvataan viestiä lähetettäessä automaattisesti käyttäjälle annetulla käyttäjätunnuksella ja {password} käyttäjälle annetulla salasanalla. Vaikka viestipohjaa muokkaisikin, em. osuudet on syytä säilyttää.

Huomaa myös, että oletusviestipohja olettaa, että uusi käyttäjä on todellakin saanut tunnukset siihen ympäristöön, jossa käyttäjähallintaa suoritetaan. Käytännössä tämä vaatii sitä, että käyttäjä aiemmissa vaiheissa liitettiin sellaisiin käyttäjärooleihin ja/tai -ryhmiin, joilla on oikeus ympäristöön kirjautua.

Yhteenveto

Kun edellisten vaiheiden tiedot on syötetty, päädytään lopuksi yhteenvetonäkymään. Se listaa kaikki edellisissä vaiheissa syötetyt tiedot ja pyytää painamaan Valmis-painiketta, jos toiminto todella halutaan suorittaa. Tässä vaiheessa käyttäjä voi vielä palata Edellinen-painikkeella läpikäytyihin vaiheisiin ja tehdä niihin muutoksia.

Painamalla Valmis-painiketta vaiheissa syötetyt tiedot lähetetään palvelimelle. Toimintoa suoritettaessa hiiriosoitin muuttuu tiimalasiksi ja yhteenvetonäkymän yläosa päivittyy.

Jos käyttäjän lisäys epäonnistuu, esimerkiksi koska tietokannassa on jo käyttäjä jolla on sama sähköpostiosoite tai käyttäjätunnus kuin uudella käyttäjällä, yhteenvetonäkymän yläosa ilmoittaa operaation epäonnistuneen sekä sen syyn. Tällaisissa tilanteissa käyttäjä voi palata Edellinen-painikkeella aikaisempiin vaiheisiin, tehdä tarvittavat korjaukset, palata yhteenvetonäkymään ja yrittää operaatiota uudelleen.

Jos käyttäjän lisäys onnistuu, yhteenvetonäkymä ilmoittaa siitä yllä olevan mukaisesti. Tämän jälkeen Valmis-painikkeen painaminen vie käyttäjän takaisin käyttäjähallinnan etusivulle.

Henkilö on jo järjestelmässä

Mikäli henkilö on jo järjestelmässä ilmoittaa ohjelma, että sähköpostiosoite on toisen henkilön käytössä. Toimi silloin näin. Valitse Roolin käyttäjähallinta!

2) Valitse rooli

Tässä tapauksessa käyttäjästä tehdään siis eDelfoin tutkimusryhmän manageri eli hän voi mm luoda dokumentteja ja kyselyitä sekä ohjata delfoi-kierroksia.

3) Etsi käyttäjä

Kirjoita henkilön Nimi tai sähköpostiosoite ja paina painiketta ”Käytä”.

4) Siirrä henkilö valittuun rooliin

Siis aktivoi ja paina nuolta, joka osoittaa oikealle.

5) Valitse seuraava

6) Tarkista yhteenvetolista

7) Hyväksy toimenpiteet painamalla valmis  -painiketta.

Uusi käyttäjäryhmä

Toiminto on käytettävissä vain organisaation ylläpitäjille.

Ryhmän perustiedot

Käyttäjäryhmän perustamiseen tarvitaan ainoastaan käyttäjäryhmän nimi. Kun se on syötetty, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Kuten kaikissa käyttäjähallinnan toiminnoissa, lopuksi näytetään yhteenvetonäkymä joka listaa edellisissä vaiheissa syötetyt tiedot. Painamalla Valmis-painiketta vaiheissa syötetyt tiedot lähetetään palvelimelle. Yhteenvetonäkymän yläosa ilmoittaa operaation etenemisestä sekä sen onnistumisesta tai epäonnistumisesta ja sen syystä. Operaation suorittamisen jälkeen Valmis-painikkeen painaminen palauttaa käyttäjän käyttäjähallinnan etusivulle.

Poista ryhmä

Poista ryhmä -toiminnolla voidaan poistaa organisaatioon luotu käyttäjäryhmä. Ryhmä poistetaan sekä itse organisaatiosta että kaikista resursseista, joihin se mahdollisesti on liitetty.

Toiminto on käytettävissä vain organisaation ylläpitäjille.

Ryhmän valinta

Ensimmäisessä vaiheessa valitaan käyttäjäryhmä, joka halutaan poistaa. Vaihe lataa käyttöliittymäänsä automaattisesti kaikki organisaation käyttäjäryhmät aakkostetussa järjestyksessä. Kuten käyttäjiäkin haettaessa, tuloksista näytetään korkeintaan sata ensimmäistä. Mikäli tuloksia on enemmän, niiden yhteismäärä näytetään ryhmälistan yläpuolella. Tällöin käyttäjä voi tarkentaa hakuehtoja ja yrittää hakua uudelleen pienemmän tulosjoukon saamiseksi.

Käyttäjäryhmiä voidaan hakea joko kaikista organisaation käyttäjäryhmistä tai haluttuun rooliin liitetyistä käyttäjäryhmistä. Jos kohteeksi on valittu rooli, kohdevalintalistan alapuolelle ilmestyy toinen valintalista, josta rooli valitaan. Näytettäviä ryhmiä voidaan rajata myös ryhmän nimellä, jossa käytössä ovat seuraavat rajaukset:

Kenttä ei tue yleisiä haun villimerkkejä (* ja ?) mutta haku suoritetaan kentän ensimmäisten merkkien perusteella; esimerkiksi nimen hakuehto op täsmää ryhmiin, joiden nimi on opettajat, opiskelijat, jne. Haku ei huomioi isoja ja pieniä kirjaimia

Kun ryhmälistasta on valittu poistettava ryhmä, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Kuten kaikissa käyttäjähallinnan toiminnoissa, lopuksi näytetään yhteenvetonäkymä joka listaa edellisissä vaiheissa syötetyt tiedot. Painamalla Valmis-painiketta vaiheissa syötetyt tiedot lähetetään palvelimelle. Yhteenvetonäkymän yläosa ilmoittaa operaation etenemisestä sekä sen onnistumisesta tai epäonnistumisesta ja sen syystä. Operaation suorittamisen jälkeen Valmis-painikkeen painaminen palauttaa käyttäjän käyttäjähallinnan etusivulle.

Ryhmän muokkaus

Ryhmän muokkaus -toiminnolla voidaan muokata käyttäjäryhmän perustietoja, siis käytännössä vaihtaa sen nimi.

Toiminto on käytettävissä organisaation ylläpitäjille.

Ryhmän valinta

Ensimmäisessä vaiheessa valitaan käyttäjäryhmä, jota halutaan muokata. Käyttäjäryhmän valinta on käytännössä identtinen Ryhmän poisto -toiminnossa esitellyn Ryhmän valinta -vaiheen kanssa. Kun ryhmälistasta on valittu muokattava ryhmä, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Ryhmän perustiedot

Tässä vaiheessa muokataan ryhmän perustietoja, eli sen nimeä. Vaihe on käytännössä identtinen Uusi ryhmä -toiminnon Ryhmän perustiedot -vaiheen kanssa.

Kuten kaikissa käyttäjähallinnan toiminnoissa, lopuksi näytetään yhteenvetonäkymä joka listaa edellisissä vaiheissa syötetyt tiedot. Painamalla Valmis-painiketta vaiheissa syötetyt tiedot lähetetään palvelimelle. Yhteenvetonäkymän yläosa ilmoittaa operaation etenemisestä sekä sen onnistumisesta tai epäonnistumisesta ja sen syystä. Operaation suorittamisen jälkeen Valmis-painikkeen painaminen palauttaa käyttäjän käyttäjähallinnan etusivulle.

Käyttäjäryhmien käyttäjähallinta

Ryhmän valinta

Ensin valitaan edellisten kohtien tapaan käyttäjäryhmä, jota halutaan muokata. Kun ryhmälistasta on valittu muokattava ryhmä, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Uudet ryhmäkäyttäjät

Etsitään seuraavaksi nimi- tai sähköpostitiedoin uudet käyttäjät ja siirretään ne nuolipainikkeen avulla oikean puolen käyttäjäkuntaan.

Poistettavat ryhmäkäyttäjät

Vastaavalla tavalla vanhoja käyttäjiä voidaan siirtää ex-käyttäjiksi nuolinäppäimen avulla.

Yhteenveto

Yhteenvetonäytön jälkeen vahvistetaan toimenpiteet valmis – painikkeella.

Roolien käyttäjähallinta

Roolien käyttäjähallinta -toiminnolla valitaan rooleihin kuuluvat käyttäjät.

Toiminto on käytettävissä rooleille Organisaation ylläpitäjät, Ympäristön ylläpitäjät, Ympäristön managerit ja Ryhmän managerit.

Roolin valinta

Kun roolilistasta on valittu rooli, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Tässä tapauksessa valitaan ymprästön managerit.

Roolin jäsenet

Tässä vaiheessa voidaan määrittää rooliin liitetyt käyttäjät. Käyttöliittymän yläosa näyttää edellisessä vaiheessa valitun roolin nimen ja sen alapuolelle on sijoitettu kontrollit saatavilla olevien ja jo roolissa olevien käyttäjien hakemiseen ja hallinnointiin.

Kun vaihe aktivoituu, se listaa mukanaolevien käyttäjien listaan automaattisesti ne käyttäjät, jotka valittuun rooliin on liitetty. Kuten kaikissa käyttäjähallinnan listauksissa, tuloksista näytetään korkeintaan sata ensimmäistä. Mikäli tuloksia on enemmän, niiden yhteismäärä näytetään tuloslistan otsikkopalkissa. Tällöin listojen yläpuolella olevilla hakukentillä voidaan rajata hakuehtoja pienemmän tulosjoukon saamiseksi.

Rooliin liitettäviä käyttäjiä voidaan etsiä seuraavista lähteistä:

Haku ei huomioi isoja ja pieniä kirjaimia. Kun em. rajoitukset on täytetty, Käytä-nappi muuttuu aktiiviseksi. Sitä painamalla kannasta haetaan kaikki hakuehtoihin sopivat käyttäjät ja ne listataan hakupaneelin alapuolella olevaan käyttäjälistaan suku- ja etunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä.

Käyttäjä voidaan liittää rooliin valitsemalla hänet saatavilla olevien käyttäjien listasta ja painamalla nuoli oikealle -painiketta. Käyttäjä voidaan ottaa pois roolista valitsemalla hänet mukanaolevien käyttäjien listasta ja painamalla nuoli vasemmalle -painiketta. Ctrl tai Shift pohjassa käyttäjälistoista voi valita useampia käyttäjiä.

Huomaa, että mukanaolevien käyttäjien listaa voi rajata hakuehdoilla ilman, että se vaikuttaa roolissa jo mukanaoleviin käyttäjiin. Vaikka listat hakuja tehdessä muuttuvatkin, vaihe pitää jatkuvasti kirjaa käyttäjistä, joita listojen välillä liikutetaan.

Ryhmät-välilehti mahdollistaa rooliin liitettyjen käyttäjäryhmien hallinnoinnin. Sen toiminnallisuus on sama kuin rooliin kuuluvien käyttäjienkin hallinnoinnissa.

Rooliin liitettäviä käyttäjäryhmiä voidaan etsiä seuraavista lähteistä:

Haku ei ota huomioon isoja ja pieniä kirjaimia

Yhteenveto

Kuten kaikissa käyttäjähallinnan toiminnoissa, lopuksi näytetään yhteenvetonäkymä joka listaa edellisissä vaiheissa syötetyt tiedot. Painamalla Valmis-painiketta vaiheissa syötetyt tiedot lähetetään palvelimelle. Yhteenvetonäkymän yläosa ilmoittaa operaation etenemisestä sekä sen onnistumisesta tai epäonnistumisesta ja sen syystä. Operaation suorittamisen jälkeen Valmis-painikkeen painaminen palauttaa käyttäjän käyttäjähallinnan etusivulle.

Vaihtoehtoinen tapa rekisteröityä

Jokaiseen tutkimusryhmään on mahdollisuus rekisteröityä suoraan oman lomakkeen kautta. Se sijaitse osoitteessa http://www.edelfoi.fi/fi/orgs/[organisaationimi]/case/[ryhmänimi]/register/.

Käytännössä ilmoittautumine tapahtuu siten, että manageri lähettää hakijalle tiedon osoitteesta, jossa hän voi rekisteröityä tutkimusryhmän jäseneksi.

Tässä rekisteröinnissä on tärkeää ohjeistaa hakijaa myös sitä tilannetta varten, että käyttäjä on jo ennestään järjestelmässä.

Silloin pitää palata alkusivulle ja valita toiminto Aktivoi toiminnot!

Rekisteröintisivulla voi myös toimittaa unohtuneen salasanan postiinsa.