eDelfoi - tiedostot

Tiedostoalueella voidaan jakaa tiedostoja tutkimusryhmään kuuluvien jäsenten kesken. Voit siirtää tiedostoja muiden ryhmäläisten käyttöön ja kopioida tiedostoja omalle koneellesi. Tiedostot voivat olla eri ohjelmilla laadittuja, esimerkiksi Word-asiakirjoja, Excel-taulukoita, kuvatiedostoja jne. Voit myös tallentaa tiedostoalueelle linkkejä internetosoitteisiin. Lisäksi voit luoda sinne dokumentteja editorin avulla.

Voit määrittää luomasi kansiot sekä tallentamasi tiedostot joko yksityisiksi tai julkisiksi. Yksityiset kansiot ja tiedostot näkyvät vain sinulle itsellesi. Julkiset kansiot ja tiedostot näkyvät itsesi lisäksi myös managereille tai kaikille ryhmäsi jäsenille. Kansioita, tiedostoja ja linkkejä kutsutaan yhteisellä nimellä resursseiksi.

Koska tiedostoaluetta saattaa samalla kertaa käyttää useampi ryhmän jäsen, kannattaa tiedostoaluetta päivittää käytön aikana selaimen Päivitä-painikkeella.

1. Tiedostojen, kansioiden ja linkkien tietojen tarkastelu

Ruudun vasemmalla puolella olevassa valikossa näkyvät käytössäsi olevat kansiot ja tiedostot sekä linkit. Napsauttamalla kansion + -merkkiä näet kansion sisällön. Kun valitset jonkun kansion, tiedoston tai linkin, tulostuvat valikon oikealle puolelle valitsemasi resurssin tiedot: nimi, sisällön tai tarkoituksenkuvaus, tiedoston koko, näkyvyys, sekä luonti- ja muokkauspäivämäärät ja luojan ja muokkaajan nimet.

2. Sisällön tarkastelu

Tiedostoja ja kansioita on kolmenlaisia: julkisia kaikille (näkyvyys Julkinen kaikille), julkisia ryhmän managereille (näkyvyys Julkinen ryhmän managereille) ja yksityisiä (näkyvyys Yksityinen). Tiedoston sisältöä pääset tarkastelemaan tiedoston valittuasi joko oikealla alareunassa olevan Avaa-linkin kautta tai klikkaamalla tiedoston nimeä. Samalla tavalla pääset myös internetosoitteeseen, johon valikossa oleva linkki viittaa.

Peruskäyttäjä:
Voit tarkastella omia yksityisiä sekä kaikille julkiseksi määriteltyjä kansioita, tiedostoja ja linkkejä.

Manageri:
Ryhmän managerina voit tarkastella omia yksityisiä sekä kaikkia julkisia tiedostoja, kansioita ja linkkejä.

Huom! Yksityiset kansiot ja tiedostot näkyvät itsesi lisäksi organisaation administraattorille, mutta eivät näy muille ryhmäsi jäsenille (peruskäyttäjät ja ryhmän managerit).

3. Kansion lisäys

Valitse valikosta se kohta, johon haluat luoda uuden kansion. Voit luoda kansion toiseen kansioon tai suoraan Tiedostot-kohdan alle.

Valitse tiedostoalueen alareunasta linkki Uusi kansio ja täytä oikealle avautuvan ikkunan kenttiin tarvittavat tiedot. Kirjoita Nimi-kenttään kansion valikossa näkyvä nimi. Ohjelma muodostaa kansiolle automaattisesti järjestelmän sisäisen resurssinimen tallentamasi nimen perusteella. Skandinaaviset kirjaimet ja erikoismerkit korvautuvat resurssinimessä muilla merkeillä. Kuvaus-kohtaan voit halutessasi kirjoittaa kuvauksen kansiosta. Valitse Näkyvyys-kohdan alasvetolistasta, onko kansiosi yksityinen, julkinen ryhmän managereille vai julkinen kaikille. Tallenna lopuksi uusi kansio Tallenna-painikkeella. Tallennuksen jälkeen näkyy valittuna se kohta, jonka alle loit uuden kansion.

4. Tiedoston lisäys

Voit lisätä tiedostoja suoraan Tiedostot-kohdan alle tai johonkin kansioon.

Valitse ensin kansio, jonka alle tuot uuden tiedoston. Tämän jälkeen napsauta tiedostoalueen alareunasta Uusi tiedosto -linkkiä, ja sen jälkeen Selaa-painiketta. Valitse haluamasi tiedosto oman koneesi tiedostoista. Hyväksy valinta Avaa-painikkeella, jolloin tiedoston omalla koneellasi oleva tiedostopolku kopioituu Tiedosto-kenttään.Nimi-kenttään voit kirjoittaa tiedostolle nimen, jonka haluat näkyvän vasemmalla valikossa. Jos jätät kentän tyhjäksi, nimeksi tulee alkuperäinen omalla koneellasi ollut tiedostonimi. Uutta tiedostoa tallennettaessa järjestelmän sisäiseksi resurssinimeksi tallentuu kuitenkin aina alkuperäinen tiedostonimi, jossa skandinaaviset kirjaimet ja erikoismerkit on korvattu muilla merkeillä. Kuvaus-kohtaan voit halutessasi kirjoittaa kuvauksen tiedostosta. Muista myös määrittää tiedoston näkyvyys Näkyvyys-alavetovalikosta. Tallenna lopuksi tiedosto Tallenna-painikkeella. Tallennuksen jälkeen näkyy valittuna se kohta, jonka alle toit uuden tiedoston.

Jos haluat tuoda tiedostoalueelle yksityisiä tiedostoja, niin tee itsellesi yksityinen kansio, jonka alle tallennat tiedostot julkisina.

Jos sinun tarvitsee tuoda tiedostoalueelle tiedostoja, joita itsesi lisäksi vain ryhmän managerit pääsevät katselemaan, tee kansio, jonka näkyvyydeksi valitset Julkinen ryhmän managereille. Tallenna tiedostot sen alle näkyvyydeltään julkisina.

Jos kuka tahansa saa katsella tuomiasi tiedostoja, tallenna ne kaikille julkisen kansion alle kaikille julkisina tiedostoina.

5. Tiedoston ja kansion muokkaus

Voit muokata valitsemasi tiedoston tai kansion tietoja valitsemalla muokattavan resurssin ja napsauttamalla oikealla alareunassa olevaa Muokkaa-linkkiä. Valitun resurssin tiedot -ikkuna vaihtuu muokkausikkunaksi. Hyväksy tekemäsi muutokset Päivitä muutokset - tai Tallenna-painikkeella. Tallennuksen jälkeen listautuvat oikealle päivitetyt tiedot.

Kun muokkaat tiedoston tietoja, järjestelmän sisäiseksi resurssinimeksi tallentuu tiedostolle antamastasi nimestä johdettu nimi. Voit muokatessasi vaihtaa tiedoston kohdalle myös toisen tiedoston omalta koneeltasi.

Peruskäyttäjä:
Voit muokata itse luomiasi kansioita ja tiedostoja.

Manageri:
Ryhmän managerina voit muokata omien tiedostojen ja kansioiden lisäksi myös peruskäyttäjien ja muiden managerien luomia managereille ja kaikille julkisia tiedostoja ja kansioita.

6. Linkin lisäys ja muokkaus

Voit luoda kansioon tai Tiedostot-kohdan alle linkin ulkoiseen internetosoitteeseen. Valitse ensin kohta ja sitten tiedostoalueen alareunasta Uusi linkki. Kirjoita avautuvalle lomakkeelle Nimi-kenttään linkin valikossa näkyvä nimi ja URL-kohtaan täydellinen internetosoite http://:n jälkeen (esimerkiksi: www.metodix.com). Voit täyttää Kuvaus-kohtaan muita tietoja linkistä. Hyväksy linkin lisäys Tallenna-painikkeella. Tallennuksen jälkeen näkyy valittuna se kohta, jonka alle loit uuden linkin.

Voit muokata linkin tietoja, esimerkiksi jos osoite on muuttunut, oikealla alareunassa olevastaMuokkaa-linkistä. Täytä kentät ja tallenna muutokset Tallenna-painikkeella. Tallennuksen jälkeen listautuvat oikealle päivitetyt tiedot.

Peruskäyttäjä:

Voit muokata vain itse lisäämiäsi linkkejä.

Manageri:

Ryhmän managerina voit muokata kaikkia itsellesi näkyviä linkkejä.

7. Tiedoston, kansion tai linkin siirto ja kopiointi

Siirto toteutetaan Leikkaa- ja Liitä-toimintojen avulla, kopiointi Kopioi- ja Liitä-toiminnoilla. Valitse haluamasi siirrettävä tai kopioitava kansio, tiedosto tai linkki. Valitse sen jälkeen Leikkaa- tai Kopioi-vaihtoehto tiedostoalueen alapuolelta. Lopuksi valitse kohta, mihin haluat siirtää tai kopioida resurssin, ja valitse Liitä.

Jos kopioit kansion, jonka alla on muita kansioita, tiedostoja ja linkkejä, niin näkyvyys muuttuu kaikissa resursseissa julkiseksi kaikille. Kopioinnin jälkeenvoit käydä muuttamassa näkyvyydet haluamaksesi. Vain ne resurssit, jotka ovat näkyvissä, tulevat mukaan kopioinnissa.

8. Tiedoston kopiointi tiedostoalueelta omalle koneelle

Voit tallentaa tiedostoja omalle tietokoneellesi seuraavasti. Valitse tiedosto, napsauta hiiren oikealla painikkeella oikealla alareunassa olevan Avaa-linkin päällä ja valitse pikavalikosta Tallenna kohde nimellä… -vaihtoehto. Valitse koneeltasi kohta, johon haluat sijoittaa kopioitavan tiedoston, ja tallenna tiedosto.

Tiedoston kopiointia omalle koneellesi tarvitset esimerkiksi, kun haluat päivittää tiedoston sisältöä. Et voi suoraan muokata ja tallentaa tiedostoa entisen päälle avatessasi tiedoston Tiedostot-alueelta, koska se avautuu selainikkunaan eikä ohjelmaan (kuten Word, Excel , PhotoShop ym.). Sinun on tallennettava tiedosto ensin omalle tietokoneellesi. Muokattu, uusi tiedosto on tallennettava lopuksi uudelleen Tiedostot-alueelle, jotta tiedostoalueella olevan tiedoston sisältö tulisi päivitetyksi. Voit tehdä tallennuksen joko poistamalla entisen tiedoston ja tuomalla uuden tiedostoalueelle, tai voit muokata tiedostoalueella olevaa tiedostoa ja vaihtaa muokkauksessa uuden päivitetyn tiedoston entisen paikalle.

9. Tiedoston, kansion tai linkin poisto

Aktivoi valikosta poistettava tiedosto, kansio tai linkki ja napsauta Poista-linkkiä oikealta alareunasta. Ohjelma kysyy varmistuksen poistolle linkistä avautuvassa ikkunassa. Hyväksy poisto Poista-painikkeella. Huom! Kansiota poistaessasi poistat myös kaiken sen sisällön.

Peruskäyttäjä:
Voit poistaa itse luomiasi tiedostoja, kansioita ja linkkejä.

Manageri:
Ryhmän managerina voit poistaa yksityisten resurssiesi lisäksi myös peruskäyttäjien ja muiden managerien luomia julkisia tiedostoja, kansioita ja linkkejä.